I de fleste virksomheder med flere simultane projekter er der en del data som beskriver projekterne, deres status, økonomi, tidsplan, kvalitet og ikke mindst formål. Disse data kan være utrolig værdifulde, når man skal prioritere mellem projekterne, tilføre eller fjerne ressource, justere mål og kommunikere med de eksterne eller interne kunder om status og fremdrift. Ved at vedligeholde og opsamle disse data på den samme måde for alle projekter sparer man tid og kan hurtigt få et overblik af både finansielle og ikke-finansielle data.
Når en virksomhed vokser og der kommer flere og nye opgaver ligger det ligefor at styre og løse dem i projektform. At arbejde i projektform er forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Den store udfordring opstår, hvis der også er stor forskel mellem arbejdsformen indenfor en virksomhed. Projekterne arbejder med forskellige løsninger, men hvis strukturen og formen af projekterne er meget forskellig, vil det være svært at flytte projektressourcer mellem projekterne, idet de først skal lære den anderledes projektform i den nye projekt. kommer, hvis der også er stor forskel mellem projektformen. En anden udfordring er muligheden for at sammenligne og prioritere projekterne efter de samme principper.
I de fleste virksomheder arbejdes der i projektform. Det kan være et bevidst valg, at det er tilfældet eller det kan være en arbejdsmetode som man har fremdyrket over tid og som fungerer for de projekter man har. Udfordringerne dukker dog midlertidigt op, når man får travlt og skal køre flere projekter end nu, eller at der bliver skiftet ud blandt projektlederne i virksomheden.
Når en virksomhed har flere projekter i gang på samme tid kan det være svært at bevare overblikket både styringsmæssigt og økonomisk. Hvis der er 5 eller flere aktive projekter i gang på samme tid er det sandsynligt ikke den samme projektleder, der styrer alle projekter. Dvs. At der skal være en ensartet form for struktur eller styringsmekanisme i de forskellige projekter for at man kan sammenligne dem.